Поставщик управляемых услуг печати, или MPS-провайдер, — это сторонняя компания, которая поддерживает общие потребности предприятия в печати. Сюда входит не только предоставление оборудования, необходимого для повседневной работы, но и постоянная поддержка, обучение, установка, обслуживание, инвентаризация и поставка материалов.

Кроме того, поставщик управляемых услуг печати выступает в качестве более широкого делового партнера. Эти услуги настраиваются в соответствии с конкретными деловыми отношениями, текущими потребностями и инициативами данного предприятия, бюджетом и будущим ростом/расширением. Помимо управления оборудованием и расходными материалами, поставщик MPS также анализирует и контролирует этот аспект деятельности компании, экономя ценное время и деньги. Этот уровень поддержки предоставляет бесценные данные и информацию командам, руководителям отделов и даже владельцам, позволяя принимать решения на основе измеримой и конкретной информации.

Поставщики MPS также имеют внутренние платформы безопасности для своих технологий и оборудования, что обеспечивает дополнительный уровень защиты документов.

Компания, имеющая качественные и продуманные отношения с MPS, может оптимизировать большую часть своего бизнеса и добавить важное программное обеспечение для автоматизации документооборота и защиты данных. Компании сильно различаются, поэтому существует множество вариантов, когда дело доходит до выбора подходящего поставщика управляемых услуг печати, и есть много соображений, которые следует иметь в виду:

• соответствие стратегии компании
• варианты выставления счетов
• Управление запасами
• Техническая поддержка
• Обучение/доступность ресурсов
• Обслуживание клиентов
• Обзоры/рейтинги
• Опыт работы
• Облачное программное обеспечение для работы с документами
• Функции защиты безопасности
• Варианты контрактов
• Варианты оборудования

Определите, имеют ли методы выставления счетов партнером по управляемым услугам печати смысл для вашей компании

Добавление управляемых услуг печати в бизнес — это важное решение, и это инвестиции. Это инвестиции в партнерство, и, как правило, компании не заключают соглашения MPS на короткий срок. Поэтому методы выставления счетов, привязанные к конкретному поставщику MPS, не менее важны. Это позволяет предприятию регулярно рассчитывать расходы на MPS-провайдера в рамках общего бюджета, снижая риск непредвиденных или неожиданных расходов.

Существует два популярных типа методов тарификации MPS, и у каждого из них есть свои плюсы и минусы:

Фиксированный

При фиксированном варианте тарификации предприятия платят установленную, фиксированную, обычно ежемесячную плату за услуги управляемой печати. В эту сумму, как правило, входит весь пакет услуг, оговоренный в контракте, независимо от того, как много или мало этих услуг используется.

Предприятия с фиксированным тарифом выигрывают от стабильного и постоянного счета каждый месяц, но они должны понимать все варианты услуг, чтобы обеспечить максимальное использование/потенциал. Вы же не хотите платить за то, что не используется.

Кроме того, рекомендуется читать мелкий шрифт в договорах с фиксированной тарификацией, поскольку часто существуют дополнительные сборы за определенные услуги или ограничения на использование в рамках фиксированной суммы.

Иногда варианты фиксированной оплаты доступны в виде ежегодного платежа с небольшой скидкой по сравнению с ежемесячной платой, поэтому стоит поинтересоваться (и если у компании есть средства на это).

Оплата за страницу

При тарификации с оплатой за страницу обычно устанавливается стоимость установки оборудования, а затем предприятие получает ежемесячный счет за каждую страницу. Для бюджета это означает, что обычно взимается большая единовременная первоначальная плата, а затем каждый месяц приходит счет за MPS, основанный на использовании оборудования. Чем больше используется оборудование, тем больше счет.

Хотя этот вариант исключает фиксированный счет, который выставляется за услуги и печатные документы, использованные или нет, ежемесячная сумма может сильно варьироваться. Кроме того, биллинг с оплатой за страницу также использует тот же подход к разовым потребностям в услугах, таким как техническое обслуживание или техническая поддержка. Это означает, что за все, что потребуется предприятию от поставщика MPS, будет взиматься плата, которая будет варьироваться, и ничего не будет включено в стоимость.

Оцените биографию и опыт потенциального партнера

Не все поставщики услуг MPS созданы одинаковыми, поэтому понимание биографии, опыта и знаний поставщика управляемых услуг печати является важным шагом в процессе принятия решения.

Идея заключается в том, что эта сторонняя компания не просто предоставляет вашему предприятию оборудование или отслеживает, сколько документов печатает ваш персонал каждый месяц. Услуга должна помочь получить представление о процессах вашей компании. Она также должна помочь вашему бизнесу сэкономить деньги и максимально увеличить потенциал производительности. Надежный поставщик MPS также должен знать, как его услуги могут дополнить ваш бизнес и расти вместе с ним, быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться и меняться.

При принятии решения о том, какой провайдер вам подходит, огромная рекомендация — сесть с представителем и поговорить о вашей компании. Проведите несколько бесед! Задайте много вопросов о том, как они могут помочь упростить некоторые проблемы, с которыми ваш бизнес сталкивается в настоящее время, и о том, как эти отношения могут развиваться в будущем. Спросите об их биографии и обратите внимание на аналогичный опыт работы с клиентами. Спросите, можете ли вы поговорить с текущим клиентом.

Вам также следует сделать домашнее задание. В Интернете есть много общедоступной информации о компании, поэтому чтение веб-сайтов, отзывов и т.д. невероятно полезно. Рекомендуется также спросить у коллег. Есть ли у вас деловые связи, которые могли бы порекомендовать поставщика MPS? Возможно, он отлично подойдет.

Стандарты обслуживания клиентов и дополнительные услуги: Подходят ли они друг другу?

Поставщик управляемых услуг печати может быть в значительной степени интегрирован в бизнес. У них есть потенциал даже выйти за рамки услуг печати и перейти в сферу ИТ-услуг.

Консолидация поставщиков может стать отличным решением для компаний, готовых к такому уровню поддержки. Это упрощает процесс выставления счетов и обеспечивает более рациональный подход к поддержке клиентов.

Поддержка обслуживания клиентов должна быть важным фактором при выборе правильного поставщика, поскольку вы хотите, чтобы этот опыт был тем, что ваши сотрудники с легкостью принимают и поддерживают. Обратите внимание на каналы поддержки. Например, если компания отдает поддержку на аутсорсинг, а не в собственные руки, проверьте часы работы.