Если ваша компания или организация до сих пор использует для хранения бумаг картотечные шкафы и коробки, пришло время изучить возможности системы управления документами. Конечной целью является создание безбумажного офиса в ближайшем будущем.

Что такое безбумажный офис? Является ли управление документами решением для вашего офиса?

Чтобы лучше понять систему управления документами, рассмотрим ее как электронный картотечный шкаф для организации всех документов вашей компании — цифровых и бумажных. Любые цифровые документы можно просто загрузить в систему, но бумажные копии также можно легко отсканировать в систему управления документами. После ввода документа в систему его можно пометить и ввести метаданные, чтобы помочь организовать цифровые файлы. Это позволит вам с легкостью управлять, хранить и отслеживать ваши электронные документы. После внедрения системы управления цифровыми документами вы будете на пути к безбумажному офису.

Важные особенности программного обеспечения для управления документами

Возможно, вы не осознаете этого сейчас, но ваша текущая система управления документами (или ее отсутствие) может стоить вам больше денег, чем вы думаете. На самом деле, вы можете быть удивлены, узнав, что, согласно исследованиям, только на успешное оформление одного единственного документа компании может уходить до 20 долларов. Добавьте сюда стоимость неправильно оформленных и потерянных документов, исправление которых может стоить более 100 долларов, и ваши операционные расходы могут быстро подскочить.

Современный эффективный офис использует программное обеспечение или компьютерную систему для архивирования, управления, организации и отслеживания документов компании. Чтобы помочь вам выбрать лучшую систему управления документами, сначала необходимо тщательно оценить организационные потребности вашего бизнеса. Выбранная вами система должна обладать функциональностью и ключевыми характеристиками, которые позволят наилучшим образом удовлетворить ваши потребности в управлении документами. Вот несколько примеров того, что может сделать для вас эффективная система программного обеспечения для управления документами.

Основные функции и компоненты программного обеспечения для управления документами

• Хранение документов
• Аннотации и заметки
• Управление формами
• Безопасность и шифрование
• Конвертер PDF и редактор файлов
• Расширенные возможности поиска
• Контроль версий файлов
• Журнал аудита
• Настраиваемые разрешения пользователей на основе ролей
• Простая интеграция с MS Office и Outlook

Основные преимущества перехода на безбумажный документооборот

Безбумажный офис — это будущее офисной эффективности. Внедрение программной системы управления документами, которая дает вам необходимые инструменты для перевода документов в цифровой формат и повышения эффективности и безопасности вашего бизнеса, является ключевым моментом. Вот несколько примеров многочисленных преимуществ безбумажного офиса.

• Эффективность — хранение и систематизация бумажных документов отнимает много времени, не говоря уже о дополнительных минутах и часах, потраченных на поиск этих документов после их хранения. Хорошо организованная система управления документами более продуктивна и высвобождает время для более важных задач, которые действительно приносят доход.
• Экономия пространства — только представьте, сколько свободного места появится, когда вы избавитесь от громоздких картотечных шкафов в своем офисе. Избегайте лишних бумажных следов, которые постоянно накапливаются, и переводите документы в цифровой формат, чтобы использовать меньше офисной недвижимости и иметь легкий доступ к документам компании.
• Упрощенная совместная работа — хорошая система управления документами позволяет командам легко и эффективно работать вместе над одним и тем же файлом, получая возможность вносить правки в режиме реального времени. Легкий обмен информацией из любого места с помощью цифровых документов позволяет всем работать и общаться более эффективно, делая вашу команду более продуктивной.
• Повышение безопасности — программное обеспечение для управления документами имеет расширенные функции безопасности, которые обеспечивают более надежный способ хранения важных документов. Определенный доступ и разрешения могут быть использованы для предоставления минимального или максимального доступа к системе. Вы также можете использовать электронные подписи, защищать конфиденциальную информацию, эффективно создавать контрольные журналы и многое другое.
• Помогает окружающей среде — Уменьшение углеродного следа за счет создания безбумажного офиса поможет улучшить здоровье планеты. Использование цифровой системы управления документами позволяет предотвратить попадание бумаги на местную свалку, не забывая о картриджах с тонером и чернилами, которые наносят вред окружающей среде.
• Экономическая эффективность — выбор системы цифрового документооборота позволяет экономить деньги во многих отношениях. Сократите расходы на бумагу, принтеры, чернила, рабочее время сотрудников, почтовые и транспортные расходы, и даже на офисное пространство.

Существует множество преимуществ безбумажного офиса. Готовы ли вы пожинать плоды?

Переход на безбумажный формат возможен с помощью нашего решения по управлению документами

Если конечная цель вашего бизнеса — безбумажный офис, вы можете уже сейчас начать вносить небольшие изменения, которые помогут вам быстрее достичь своей цели. Вот первые три вещи, которые необходимо сделать, чтобы внедрить решение для безбумажного документооборота в вашей компании.

• Сбор информации — Каждый имеющийся у вас документ, включая электронные письма, формы, факсы и почту, необходимо перевести в цифровой формат, чтобы ввести в систему управления документами. Чтобы упростить задачу по сбору информации, направляйте электронные письма в нужное место в системе онлайн-хранилища документов, чтобы они были направлены в нужный отдел или к нужному сотруднику для принятия мер и/или хранения.
• Маршрутизация информации — После того, как документы введены в систему управления документами, вам необходимо организовать все таким образом, чтобы заменить устаревшую систему бумажной картотеки эффективным цифровым процессом маршрутизации, редактирования и утверждения документов.
• Извлечение информации — После успешной маршрутизации документы необходимо архивировать для удобства просмотра и доступа. Лучше всего использовать организованную систему, в которой файлы фиксируются, помечаются и именуются для удобства поиска.

Готовы ли вы к безбумажному офису?

Использование надежного программного обеспечения для управления документами — это идеальное решение, помогающее опытным владельцам бизнеса перейти на безбумажный офис. Если вы хотите узнать больше о решениях по управлению документами для вашего бизнеса в Миннеаполисе, свяжитесь с DTS сегодня, чтобы поговорить с одним из наших специалистов по управлению документами.