Углеродный след многофункциональных копировальных аппаратов сегодня не так велик, как раньше, благодаря более эффективному управлению ресурсами и меньшим потребностям в бумажных копиях документов. Что вас беспокоит в использовании многофункциональных копировальных аппаратов? Может быть, вы не хотите тратить деньги на обслуживание еще одной единицы офисного оборудования?

Когда речь заходит об обслуживании, вам не придется принимать в этом участие, как вы думаете, или платить столько, чтобы поддерживать их в идеальном рабочем состоянии или быстро выполнять ремонт.

Управляемые услуги копирования и печати могут облегчить ваши проблемы, связанные с копирами, благодаря комплексному пакету услуг в одном централизованном решении.

Обеспечение многофункциональных копировальных аппаратов

Многофункциональные копировальные аппараты могут помочь предприятиям оптимизировать административные задачи, требующие создания множества печатных копий важных документов. Но даже самые технологически продвинутые копиры нуждаются в ресурсах и расходных материалах.

Чернила и тонер заканчиваются, и копиры могут замедлить работу предприятия и стать дорогостоящими непроизводительными активами, если вовремя не заменить расходные материалы.

Представьте себе, что вы находитесь в середине кампании по найму персонала, и вам необходимо создать печатные копии удостоверений личности, паспортов, резюме и других документов в ожидании, пока кто-то пополнит запасы копировального аппарата. Или представьте, что вам нужно сделать резервную копию налоговых документов для ведения учета.

Следить за потребностями копировальных аппаратов сложнее, чем вы думаете. Средние и крупные компании, имеющие несколько офисных машин, вероятно, могут позволить себе нанять команду технического обслуживания на месте. У малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей такой роскоши нет.

Тем не менее, кто-то все равно должен следить за расходом чернил и тонера. Многие владельцы бизнеса делегируют эту задачу офис-менеджерам или тем, кто занимается обычной административной работой. Но это означает лишь нагромождение дополнительных обязанностей на плечи человека и снижение его общей производительности.

Существует также вероятность того, что у вас нет достаточно подкованных в технике людей для обслуживания многофункционального копира.

Для решения всех этих и других проблем имеет смысл воспользоваться управляемыми копировальными услугами для многофункциональных копиров и принтеров.

Учитывая, что многие многофункциональные копиры можно контролировать дистанционно, поставщик услуг может автоматизировать мониторинг уровня чернил и тонера и пополнить запасы до того, как они закончатся в вашем офисе, на основе среднего объема и других факторов.

Это избавит вас от необходимости вручную отслеживать, отправлять заказы и надеяться, что расходные материалы прибудут своевременно.

Постоянное обновление многофункциональных копиров

Многофункциональные копиры — это передовые образцы офисного оборудования. Например, копиры Sharp могут оптимизировать бизнес-операции во многих отраслях, позволяя даже малым предприятиям пользоваться тем же уровнем производительности, безопасности и объема выпускаемой продукции, что и учреждениям и крупным организациям.

Эти аппараты могут улучшить рабочий процесс благодаря возможности подключения к Интернету и созданию крупных сетей подключенных устройств для хранения цифровых данных, взаимодействия с облаком и упрощенного распространения документов.

Масштабные задачи легко решаются с помощью решений «все в одном», таких как многофункциональные копиры. Управление документами и организация также упрощаются с помощью многофункционального копира, если вы используете лучшее программное обеспечение для раскрытия его истинного потенциала.

Несомненно, многофункциональный копир обеспечивает предприятиям ощутимые и количественно измеримые операционные и административные преимущества, а также улучшает качество жизни.

Как и любой другой технологически сложный элемент офисного оборудования, многофункциональный копир или принтер нуждается в постоянной технической поддержке. Если он подключен к Интернету, он автоматически становится угрозой безопасности, поэтому требует частого обновления программного обеспечения для выявления и устранения сетевых уязвимостей.

Его программное обеспечение должно обновляться с учетом последних улучшений производительности, чтобы не снижался объем выпускаемой продукции и не повышалась стоимость одной страницы.

Даже аппаратные компоненты могут нуждаться в периодической настройке для поддержания качества документов или использования последних изменений в программном обеспечении.

Поставщик услуг управляемых копиров и принтеров может удаленно обновить ваш копир, если он подключен к Интернету. Таким образом, вам не понадобится штатный специалист для регулярного обслуживания одного или нескольких копиров.

Службы удаленного мониторинга могут в режиме реального времени реагировать на потенциальные угрозы безопасности и требования к обновлению. Кроме того, поставщик всегда может обнаружить проблемы с производительностью аппаратного обеспечения, которые могут потребовать личного осмотра оборудования. Специалист может позаботиться о вашем копире до того, как возникнут критические проблемы.

Преимущества экономии затрат

Экономия затрат — это, пожалуй, самое большое преимущество использования управляемых услуг для ваших многофункциональных копировальных аппаратов. Содержание штатного специалиста в штате может быть очень дорогостоящим. Мало того, платить штатному специалисту, когда он может месяцами не делать ничего особенного, — пустая трата денег.

Управляемые услуги — это услуги на основе подписки, за которые взимается установленная плата, гораздо дешевле, чем полная зарплата. Эта плата дает вам право на программное и физическое вмешательство, управление поставками, проверку безопасности и другие преимущества, когда вам это необходимо.

Таким образом, вы не будете платить за больший объем работы, чем требуется для обслуживания ваших многофункциональных копировальных аппаратов. В некоторых случаях вы можете даже недоплатить за тот объем работы, который поставщики услуг выполняют для поддержания оптимальной и эффективной работы ваших копировальных аппаратов.

Кроме того, управляемые службы могут разработать стратегию оптимального использования копировального аппарата. Это может означать настройку определенных приложений, оптимизацию уровней использования расходных материалов и предложение определенных ресурсов, которые помогут вам еще больше снизить эксплуатационные расходы без ущерба для производительности и рабочего процесса.

Использование управляемых копировальных услуг гарантирует, что никто не будет терять время или деньги, будь то ваш бизнес или сотрудники поставщика услуг.

Обеспечьте своим копирам королевское обслуживание

Для того чтобы многофункциональные копировальные аппараты служили долго и приносили пользу вашему бизнесу, необходимы надлежащее управление и бесперебойная работа.

И того, и другого легко добиться с помощью управляемых услуг. Внедрение этой стратегии позволит легко контролировать копировальные аппараты удаленно, обновлять их по требованию, обслуживать, когда это необходимо, и своевременно поставлять расходные материалы, чтобы не загубить рабочий процесс, не имея достаточного количества тонера для выполнения масштабной задачи.

Поскольку деньги всегда стоят на первом месте, знайте, что управляемые услуги дешевле, чем наем штатных специалистов, которые могут проводить большую часть времени в офисе, ничего не делая. Малые и средние предприятия значительно выигрывают от передачи обслуживания и управления копировальными аппаратами стороннему поставщику услуг, как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения производительности.

Если вы не удовлетворены текущим управлением копировальными аппаратами, хотите приобрести новое офисное оборудование или готовы сотрудничать со специализированным поставщиком услуг для ваших офисов в Блумингтоне, Миннеаполисе и Сент-Поле, свяжитесь с DTS сегодня, чтобы узнать о ваших возможностях.